Time management skills – SoftCominVET

Competências de gestão de tempo

A gestão do tempo é a capacidade de utilizar o seu tempo de forma produtiva e eficiente. A ideia é organizar as suas tarefas e usar o seu tempo eficazmente para conseguir mais coisas feitas todos os dias. Isto pode ajudar a baixar os níveis de stress e a melhorar a produtividade, tanto no trabalho como em casa.

As competências de gestão do tempo abrangem um vasto número de competências, que facilitam uma melhor organização e gestão do próprio tempo. Algumas das competências essenciais de gestão do tempo incluem competências organizacionais e de priorização de competências e o cumprimento de prazos.

Está a trabalhar numa empresa que opera no sector da engenharia eléctrica. É responsável por um grande projecto e tem um prazo de 10 dias para elaborar um relatório de investigação e para o apresentar ao Conselho de Administração. A sua empresa está a acolher estágios de mobilidade e devido à situação do Covid-19 houve uma mudança no programa original e na próxima semana precisa de formar 20 estudantes em diferentes tarefas laborais. O que é que vai fazer:

Não há maneira de lidar com esta situação. Telefona à pessoa, responsável pelo programa de mobilidade e altera as datas da formação após o seu prazo.

Estima o tempo, esforço e recursos necessários para cada tarefa - é muito trabalho e decide concentrar-se mais no seu relatório e negligenciar a formação dos estudantes.

Sabe que ambas as tarefas são importantes - desenvolve um plano de acção, divide as grandes tarefas em tarefas mais pequenas, separa as importantes das urgentes, identifica ineficiências na sua carga de trabalho e sugere formas de melhorar os processos. Reavalia as tarefas regulares para determinar o que funcionará na nova situação e o que não funcionará.

Trabalha para uma grande empresa internacional. É sexta-feira à noite no escritório e ao longo da semana recebeu muitas tarefas diferentes, algumas delas urgentes e longas, outras mais curtas e não tão urgentes. Como é que daria prioridade ao seu trabalho para a próxima semana, a fim de cumprir todos os prazos?

Entramos em pânico devido à enorme carga de trabalho e apenas começamos a trabalhar nos mais curtos.

Vê as tarefas que tem e fica nervoso e confuso por causa da sua carga de trabalho. Começa-se com os projectos mais urgentes

No início de cada semana, senta-se com a sua agenda e escreve tudo o que precisa para ser feito. Prioriza as suas tarefas com base na sua data de vencimento, na importância e na duração de um projecto. Descobre que é melhor dividir os grandes projectos em pedaços mais pequenos para os tornar mais fáceis de gerir.

Foi-lhe pedido que dirigisse uma equipa de projecto para completar uma tarefa muito importante. Trata-se de uma situação de alta pressão, porque o projecto é realmente significativo para a empresa e é preciso completá-lo rápida e perfeitamente. Como se gere a situação stressante?

Entramos em pânico por causa do curto prazo. Tenta reunir uma equipa, mas não consegue trabalhar em situações tão stressantes. Pede ao seu chefe que atribua o projecto a alguém mais competente.

Não tem a certeza de como lidar com a situação stressante, porque este projecto é realmente importante para a sua carreira. Devido ao stress, tende a concentrar-se demasiado em pormenores insignificantes, sem distribuir devidamente o trabalho entre os membros da equipa e arriscar-se a falhar.

Reuniu uma equipa dos colegas mais experientes e determina os marcos para cada dia. Depois disso, delegou tarefas com base nos níveis de conhecimento e experiência de cada membro da equipa. Com base nas datas de vencimento atribuídas, cria vários marcos que conduzem todos até ao prazo final. O seu próprio prazo é normalmente de dois ou três dias de antecedência. Desta forma, pode completar as suas tarefas e ainda ter tempo para rever tudo antes de o entregar.

Competências de priorização

Foi-lhe atribuído um projecto realmente longo para terminar. Como é que se certificam de cumprir o prazo?

Entramos em pânico devido à enorme carga de trabalho e não sabemos como distribuir o trabalho, pelo que começamos sem uma agenda, esperando o melhor.

O projecto é demasiado longo e confunde-se na forma de distribuir o trabalho. Elabora-se uma agenda mas no final percebe-se que provavelmente não vai terminar a tempo, por isso exagera o trabalho no último momento.

Com base nas datas de vencimento atribuídas, cria vários marcos que conduzem todos até ao prazo final. O seu próprio prazo é normalmente de dois ou três dias de antecedência. Desta forma, pode completar as suas tarefas e ainda ter tempo para rever tudo antes de o entregar.

Planeou cuidadosamente todas as tarefas urgentes que precisa de terminar hoje. Contudo, acabou de receber uma tarefa urgente inesperada e não tem tempo suficiente planeado na sua agenda diária. Como é que lida com a situação?

Isso é demasiado stressante e não se sabe como reagir, pelo que se desiste e se telefona a dizer que está doente.

No início, o stress é muito grande e não sabe como organizar o seu trabalho. Senta-se e elabora uma nova agenda diária, incluindo a nova tarefa e começa a trabalhar rapidamente e sem muito cuidado, a fim de terminar tudo a tempo.

Mantém-se calmo e examina cuidadosamente a sua agenda. Identifica as tarefas, que não são tão urgentes, e troca com elas a inesperada tarefa urgente.

Na sua posição actual, tem tanto um novo projecto de desenvolvimento como dois projectos de manutenção que é responsável pela sua entrega. Embora o novo projecto de desenvolvimento seja importante, os projectos de manutenção são urgentes e, se e quando algo se rompe, precisa de ser reparado imediatamente. Como é que lida com a multitarefa?

Prefere trabalhar com uma tarefa de cada vez.

Não tem a certeza de como trabalhar em três tarefas diferentes em simultâneo, pelo que tenta desenvolver uma agenda. No entanto, tem dificuldade em concentrar-se em tarefas diversas.

Planifica a sua carga de trabalho semanal, incluindo as três tarefas. Desta forma, pode efectivamente alternar entre as tarefas.

Competências de organização

Foram-lhe atribuídas poucas tarefas não importantes e não urgentes. Ultimamente, tem-se sentido cansado, desmotivado e preguiçoso, perde facilmente a concentração e começa a adiar as suas tarefas. O que faria para evitar a procrastinação?

Pensa-se que é normal não ser tão produtivo por vezes para não se tentar evitar a procrastinação. Apenas relaxa e desfruta do momento de menor carga de trabalho.

Não tem a certeza de como evitá-lo. Força-se a começar a trabalhar mas quando se completa uma tarefa começa-se a relaxar e a procrastinar novamente.

Remove todos os factores de distracção do seu local de trabalho e faz uma lista de afazeres com marcos e recompensas em cada passo completado.

Foram-lhe atribuídas poucas tarefas não tão importantes ou urgentes. É o seu aniversário e continua a receber mensagens em todas as suas contas dos meios de comunicação social. Sente-se desmotivado para continuar a trabalhar. Como se mantém concentrado no seu trabalho?

Pensa que não precisa de trabalhar exactamente hoje, afinal é o seu aniversário. Decides completar as tuas tarefas amanhã, por isso relaxas e desfrutas da tua actividade nas redes sociais.

Está confuso sobre a forma de continuar o seu trabalho. Tenta concentrar-se e assim coloca o seu telefone em silêncio, mas cada vez que vibra deixa o seu trabalho para o verificar.

Desliga as notificações no seu telefone e bloqueia os sites de Internet distraentes no seu computador - verificará a sua actividade nas redes sociais no final do dia. Concentra-se na sua agenda e continua a trabalhar.

Foi-lhe atribuído um projecto muito longo e tem de liderar uma equipa de 6 pessoas para o completar a tempo. O projecto é muito importante e é necessário organizar a equipa e distribuir cuidadosamente a carga de trabalho para completar a tarefa dentro do prazo estipulado. Como o faria?

Acredita que todos os membros da equipa devem ter a liberdade de se organizarem a si próprios. Estabelece uma data antes da data limite para se reunir com os seus colegas de equipa e discutir a conclusão do projecto.

Estabelece uma agenda, distribui o trabalho e marca uma data antes da data limite para se reunir com os seus colegas de equipa e discutir a conclusão do projecto.

Cria e agenda com marcos e distribui-os entre todos os membros da equipa. Acredita que a comunicação é central e por isso realiza regularmente reuniões a fim de ser actualizado com o progresso de todos.

Cumprimento de prazos