Time management skills – SoftCominVET

Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου

Η διαχείριση χρόνου είναι η ικανότητα να χρησιμοποιείτε τον χρόνο σας παραγωγικά και αποτελεσματικά. Η ιδέα είναι να οργανώσετε τις εργασίες σας και να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το χρόνο σας για να κάνετε περισσότερα πράγματα κάθε μέρα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των επιπέδων άγχους και στη βελτίωση της παραγωγικότητας τόσο στην εργασία όσο και στο σπίτι.

Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνουν έναν μεγάλο αριθμό δεξιοτήτων, οι οποίες διευκολύνουν την καλύτερη οργάνωση και διαχείριση του χρόνου. Μερικές από τις βασικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνουν οργανωτικές και ιεραρχικές ικανότητες και τήρηση προθεσμιών.

Εργάζεστε σε εταιρεία που δραστηριοποιείται στον κλάδο της ηλεκτρολογίας. Είστε υπεύθυνος για ένα μεγάλο έργο και έχετε προθεσμία 10 ημερών για να εκπονήσετε μια έκθεση έρευνας και να την παρουσιάσετε στο διοικητικό συμβούλιο. Η εταιρεία σας φιλοξενεί τοποθετήσεις κινητικότητας και λόγω της κατάστασης του Covid-19, υπήρξε αλλαγή στο αρχικό πρόγραμμα και την επόμενη εβδομάδα θα πρέπει να εκπαιδεύσετε 20 μαθητές σε διαφορετικές εργασίες. Τι θα κάνετε;

Δεν υπάρχει τρόπος να χειριστείτε αυτήν την κατάσταση. Καλείτε τον υπεύθυνο για το πρόγραμμα κινητικότητας και μετακινείτε τις ημερομηνίες για την εκπαίδευση μετά την προθεσμία σας.

Υπολογίζετε τον χρόνο, την προσπάθεια και τους πόρους που απαιτούνται για κάθε εργασία – είναι πολλή δουλειά και αποφασίζετε να εστιάσετε περισσότερο στην αναφορά σας και να παραμελήσετε την εκπαίδευση των μαθητών.

Γνωρίζετε ότι και οι δύο εργασίες είναι σημαντικές - αναπτύσσετε ένα σχέδιο δράσης, χωρίζετε τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερες, διαχωρίζετε τις σημαντικές από τις επείγουσες, εντοπίζετε αναποτελεσματικότητα στο φόρτο εργασίας σας και προτείνετε τρόπους βελτίωσης των διαδικασιών. Επαναξιολογείτε τα τακτικά καθήκοντα για να προσδιορίσετε τι θα λειτουργήσει στη νέα κατάσταση και τι όχι.

Εργάζεστε σε μια μεγάλη διεθνή εταιρεία. Είναι Παρασκευή απόγευμα στο γραφείο και όλη την εβδομάδα έχετε αναλάβει πολλές διαφορετικές εργασίες, μερικές από αυτές επείγουσες και μεγάλες, άλλες πιο σύντομες και όχι τόσο επείγουσες. Πώς θα ιεραρχούσατε την εργασία σας για την επόμενη εβδομάδα, προκειμένου να τηρήσετε όλες τις προθεσμίες;

Πανικοβάλλεστε λόγω του τεράστιου φόρτου εργασίας και ξεκινάτε να εργάζεστε με τα πιο σύντομα.

Βλέπετε τις εργασίες που έχετε και νιώθετε νευρικότητα και σύγχυση λόγω του φόρτου εργασίας. Ξεκινάτε με τα πιο επείγοντα έργα.

Στην αρχή κάθε εβδομάδας, κάθεστε με την ατζέντα σας και γράφετε όλα όσα χρειάζεστε για να κάνετε. Δίνετε προτεραιότητα στις εργασίες σας με βάση την ημερομηνία λήξης τους, τη σημασία και τον χρόνο που θα διαρκέσει ένα έργο. Διαπιστώνετε ότι είναι καλύτερο να χωρίσετε μεγάλα έργα σε μικρότερα κομμάτια για να τα κάνετε πιο διαχειρίσιμα.

Σας ζητήθηκε να αναλάβετε μια ομάδα σε ένα έργο για να ολοκληρώσετε μια πολύ σημαντική εργασία. Είναι μια κατάσταση υψηλής πίεσης, γιατί το έργο είναι πραγματικά σημαντικό για την εταιρεία και πρέπει να το ολοκληρώσετε γρήγορα και χωρίς λάθη. Πώς διαχειρίζεστε την αγχωτική κατάσταση;

Πανικοβάλλεστε εντελώς λόγω της σύντομης προθεσμίας. Προσπαθείτε να συγκεντρώσετε μια ομάδα, αλλά δεν μπορείτε να εργαστείτε σε τέτοιες αγχωτικές καταστάσεις. Ζητάτε από το αφεντικό σας να αναθέσει το έργο σε κάποιον πιο ικανό.

Δεν είστε σίγουροι πώς να αντιμετωπίσετε την αγχωτική κατάσταση, γιατί αυτό το έργο είναι πραγματικά σημαντικό για την καριέρα σας. Λόγω του άγχους τείνετε να επικεντρώνεστε υπερβολικά σε ασήμαντες λεπτομέρειες, χωρίς να κατανέμετε σωστά τη δουλειά μεταξύ των μελών της ομάδας και κινδυνεύετε να αποτύχετε.

Συγκεντρώνετε μια ομάδα από τους πιο έμπειρους συναδέλφους και καθορίζετε ορόσημα για κάθε μέρα. Μετά από αυτό, αναθέτετε εργασίες με βάση τα επίπεδα γνώσης και εμπειρίας κάθε μέλους της ομάδας. Με βάση τις καθορισμένες ημερομηνίες λήξης, δημιουργείτε πολλά ορόσημα που όλα οδηγούν στην τελική προθεσμία. Η δική σας προθεσμία είναι συνήθως δύο ή τρεις ημέρες νωρίτερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να έχετε ακόμα χρόνο για να ελέγξετε τα πάντα πριν τα παραδώσετε.

Ικανότητες ορισμού προτεραιοτήτων

Σας ανατέθηκε να ολοκληρώσετε ένα πολύ μεγάλο έργο. Πώς φροντίζετε να τηρήσετε την προθεσμία;

Πανικοβάλλεστε λόγω του τεράστιου φόρτου εργασίας και δεν ξέρετε πώς να διανείμετε το έργο και ξεκινάτε χωρίς ατζέντα, ελπίζοντας για το καλύτερο.

Το έργο είναι πολύ μεγάλο και μπερδεύεστε για το πώς να το διανείμετε. Επεξεργάζεστε μια ατζέντα, αλλά στο τέλος συνειδητοποιείτε ότι πιθανότατα δεν θα τελειώσετε στην ώρα σας, οπότε παρακάνετε τη δουλειά την τελευταία στιγμή.

Συγκεντρώνετε μια ομάδα από τους πιο έμπειρους συναδέλφους και καθορίζετε ορόσημα για κάθε μέρα. Μετά από αυτό, αναθέτετε εργασίες με βάση τα επίπεδα γνώσης και εμπειρίας κάθε μέλους της ομάδας. Με βάση τις καθορισμένες ημερομηνίες λήξης, δημιουργείτε πολλά ορόσημα που όλα οδηγούν στην τελική προθεσμία. Η δική σας προθεσμία είναι συνήθως δύο ή τρεις ημέρες νωρίτερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να έχετε ακόμα χρόνο για να ελέγξετε τα πάντα πριν τα παραδώσετε.

Έχετε προγραμματίσει προσεκτικά όλες τις επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε σήμερα. Ωστόσο, μόλις λάβατε μια απροσδόκητη επείγουσα εργασία και δεν έχετε προγραμματίσει αρκετό χρόνο στην καθημερινή σας ατζέντα. Πώς αντιμετωπίζετε την κατάσταση;

Αυτό είναι πολύ αγχωτικό και δεν ξέρετε πώς να αντιδράσετε, οπότε τα παρατάτε και λέτε πως αρρωστήσατε.

Στην αρχή αγχώνεστε και δεν είστε σίγουρος πώς να οργανώσετε τη δουλειά σας. Κάθεστε και επεξεργάζεστε μια νέα καθημερινή ατζέντα, συμπεριλαμβανομένης της νέας εργασίας και αρχίζετε να εργάζεστε γρήγορα και όχι πολύ προσεκτικά, προκειμένου να τα τελειώσετε όλα στην ώρα τους.

Παραμένετε ήρεμοι και εξετάζετε προσεκτικά την ατζέντα σας. Εντοπίζετε τις εργασίες, που δεν είναι τόσο επείγουσες και ανταλλάσσετε την απροσδόκητη επείγουσα εργασία μαζί τους.

Στην τρέχουσα θέση σας, είστε υπεύθυνοι τόσο ένα νέο έργο ανάπτυξης όσο και δύο έργα συντήρησης. Ενώ το νέο αναπτυξιακό έργο είναι σημαντικό, τα έργα συντήρησης είναι επείγοντα και εάν και όταν κάτι χαλάσει πρέπει να διορθωθεί άμεσα. Πώς αντιμετωπίζετε το multitasking;

Προτιμάτε να εργάζεστε με ένα έργο τη φορά.

Δεν είστε σίγουροι πώς να εργαστείτε σε τρία διαφορετικά έργα ταυτόχρονα, γι' αυτό προσπαθείτε να αναπτύξετε μια ατζέντα. Ωστόσο, δυσκολεύεστε να συγκεντρωθείτε

Σχεδιάζετε τον εβδομαδιαίο φόρτο εργασίας σας συμπεριλαμβάνοντας και τα τρία έργα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους.

Ικανότητες οργάνωσης

Σας έχουν αναθέσει λίγες μη σημαντικές και όχι επείγουσες εργασίες. Τον τελευταίο καιρό νιώθετε κουρασμένοι, χωρίς κίνητρα και τεμπέληδες, χάνετε εύκολα τη συγκέντρωση και αρχίζετε να αναβάλλετε τις εργασίες σας. Τι θα κάνατε για να αποφύγετε την αναβλητικότητα;

Πιστεύετε ότι είναι φυσιολογικό να μην είστε τόσο παραγωγικοί μερικές φορές, οπότε δεν προσπαθείτε να αποφύγετε την αναβλητικότητα. Απλώς χαλαρώνετε και απολαμβάνετε την χαλαρή στιγμή.

Δεν είστε σίγουροι πώς να το αποφύγετε. Αναγκάζετε τον εαυτό σας να αρχίσει να δουλεύει, αλλά όταν ολοκληρώνετε μια εργασία, αρχίζετε να χαλαρώνετε και να αναβάλλετε ξανά.

Απομακρύνετε όλους τους παράγοντες που αποσπούν την προσοχή από τον χώρο εργασίας σας και κάνετε μια λίστα υποχρεώσεων με ορόσημα και ανταμοιβές σε κάθε βήμα που ολοκληρώνετε.

Σας έχουν αναθέσει λίγες, όχι τόσο σημαντικές, ούτε επείγουσες εργασίες. Είναι τα γενέθλιά σας και συνεχίζετε να λαμβάνετε μηνύματα σε όλους τους λογαριασμούς σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Νιώθετε ότι δεν έχετε κίνητρο να συνεχίσετε να εργάζεστε. Πώς παραμένετε συγκεντρωμένος στη δουλειά σας;

Δεν πιστεύειτε ότι χρειάζεται να δουλέψετε συγκεκριμένα σήμερα, άλλωστε είναι τα γενέθλιά σας. Αποφασίζετε να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας αύριο, ώστε να χαλαρώσετε και να απολαύσετε τη δραστηριότητά σας στα social media.

Είστε μπερδεμένοι για το πώς να συνεχίσετε τη δουλειά σας. Προσπαθείτε να εστιάσετε και έτσι βάζετε το τηλέφωνό σας στο αθόρυβο, αλλά κάθε φορά που δονείται αφήνετε την εργασία σας για να το ελέγξετε.

Απενεργοποιείτε τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας και αποκλείετε τους ιστότοπους που σας αποσπούν την προσοχή στον υπολογιστή σας - θα ελέγξετε τη δραστηριότητά σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στο τέλος της ημέρας. Εστιάζετε στην ατζέντα σας και συνεχίζετε να εργάζεστε.

Σας έχει ανατεθεί ένα πολύ μεγάλο έργο και πρέπει να ηγηθείτε μιας ομάδας 6 ατόμων για να το ολοκληρώσετε στην ώρα του. Το έργο είναι πολύ σημαντικό και πρέπει να οργανώσετε την ομάδα και να κατανείμετε προσεκτικά τον φόρτο εργασίας για να ολοκληρώσετε την εργασία εντός της προθεσμίας. Πώς θα το κάνετε αυτό;

Καθορίζετε μια ατζέντα, διανέμετε την εργασία και ορίζετε μια ημερομηνία πριν από τη λήξη της προθεσμίας για να συναντηθείτε με τους συμπαίκτες σας και να συζητήσετε την ολοκλήρωση του έργου.

Καθορίζετε μια ατζέντα, διανέμετε την εργασία και ορίζετε μια ημερομηνία πριν από τη λήξη της προθεσμίας για να συναντηθείτε με τους συμπαίκτες σας και να συζητήσετε την ολοκλήρωση του έργου.

Δημιουργείτε μια ατζέντα με ορόσημα και τα διανέμετε σε όλα τα μέλη της ομάδας. Πιστεύετε ότι η επικοινωνία είναι κεντρική και γι' αυτό πραγματοποιείτε τακτικά συναντήσεις για να ενημερώνεστε για την πρόοδο όλων.

Τηρώντας προθεσμίες