Time management skills – SoftCominVET

Умения за управление на времето

Управлението на времето е способността да се използва времето продуктивно и ефективно. Идеята е да се организират задачите и да се използва времето ефективно, за да се изпълнят повече задачи всеки ден. Това може да помогне за намаляване на нивата на стрес и за подобряване на производителността както на работното място, така и у дома.

Уменията за управление на времето обхващат голям брой умения, които спомагат за по-доброто организиране и управление на времето. Някои от основните включват организационни умения и умения за определяне на приоритети и спазване на крайни срокове.

Работите в компания, оперираща в сектора на електротехниката. Отговаряте за голям проект и имате срок от 10 дни да изготвите доклад от проучване и да го представите на борда на директорите. Вашата компания е домакин на стажове/практики и мобилности, но поради настъпила промяна в програмата (във връзка с Ковид-19), следващата седмица трябва да обучите 20 ученици на различни работни задачи. Какво ще направите?

Няма начин да се справите с тази ситуация. Обаждате се на лицето, което отговаря за програмата за мобилност, и уговаряте друга дата за обучението след крайния срок.

Преценявате времето, усилията и ресурсите, необходими за всяка задача - това е много работа и решавате да се съсредоточите повече върху доклада си и да пренебрегнете обучението на учениците.

Знаете, че и двете задачи са важни - разработвате план за действие, разделяте големите задачи на по-малки, отделяте важните от спешните, установявате неефективността в работното натоварване и предлагате начини за подобряване на процесите. Преоценявате регулярните си задължения, за да определите какво трябва да се направи в новата ситуация и какво не.

Работите за голяма международна компания. В офиса е петък вечер и през седмицата сте получили много различни задачи, някои от тях спешни и дълги, други по-кратки и не толкова спешни. Как бихте подредили работата си за следващата седмица, за да спазите всички крайни срокове?

Паникьосвате се заради огромното работно натоварване и започвате да работите само по най-кратките задачи.

Преглеждате задачите, които имате, и се изнервяте и обърквате заради работното си натоварване. Започвате с най-неотложните проекти.

В началото на всяка седмица сядате с програмата си и записвате всичко, което трябва да свършите. Подреждате задачите си по важност в зависимост от срока им за изпълнение, важността и колко време ще отнеме даден проект. Откривате, че е най-добре да разделите големите проекти на по-малки части, за да ги направите по-управляеми.

Помолени сте да ръководите екип по проект, който да изпълни много важна задача. Това е ситуация на високо напрежение, защото проектът е наистина значим за компанията и трябва да го завършите бързо и перфектно. Как ще се справите със стресовата ситуация?

Изпадате в пълна паника заради краткия краен срок. Опитвате се да съберете екип, но не сте в състояние да работите в такива стресови ситуации. Молите шефа си да възложи проекта на някой по-компетентен.

Не сте сигурни как да се справите със стресовата ситуация, защото този проект е наистина важен за кариерата ви. Поради стреса сте склонни да се съсредоточавате твърде много върху незначителни детайли, без да разпределяте правилно работата между членовете на екипа и рискувате да се провалите.

Събирате екип от най-опитните си колеги и определяте основните етапи за всеки ден. След това делегирате задачи въз основа на нивата на знания и опит на всеки член на екипа. Въз основа на определените дати за изпълнение, създавате няколко основни етапа, които всички водят до крайния срок. Вашият собствен краен срок обикновено е два или три дни предварително. По този начин можете да изпълните задачите си и все още да ви остане време да прегледате всичко, преди да го предадете.

Умения за приоритизиране

Възложено ви е да завършите наистина дълъг проект. Как ще се уверите, че ще спазите крайния срок?

Изпадате в паника заради огромното натоварване и не знаете как да разпределите работата, затова просто започвате без програма, надявайки се на най-доброто.

Проектът е твърде дълъг и вие се обърквате как да разпределите работата. Изготвяте програма, но накрая осъзнавате, че вероятно няма да приключите навреме, затова в последния момент се претоварвате с работа.

Въз основа на определените дати за изпълнение създавате няколко основни етапа, които водят до крайния срок. Вашият собствен краен срок обикновено е два или три дни предварително. По този начин можете да завършите задачите си и все пак да ви остане време да прегледате всичко, преди да го предадете.

Планирали сте внимателно всички спешни задачи, които трябва да свършите днес. Току-що обаче сте получили неочаквана спешна задача и не разполагате с достатъчно време, планирано в дневния ви график. Как ще се справите с тази ситуация?

Това е твърде стресиращо и не знаете как да реагирате, затова се отказвате и се обаждате, че сте болни.

Първоначално се стресирате и не сте сигурни как да организирате работата си. Сядате и изработвате нова дневна програма, включваща новата задача, и започвате да работите бързо и не много внимателно, за да приключите всичко навреме.

Запазвате спокойствие и разглеждате внимателно програмата си. Определяте задачите, които не са толкова спешни, и разменяте с тях неочакваната спешна задача.

На сегашната си позиция имате както нов проект за разработка, така и два текущи проекта, за чието изпълнение отговаряте. Докато новият проект за разработка е важен, текущите проекти са спешни и ако и когато нещо се обърка, трябва да бъде поправено незабавно. Как се справяте с едновременното изпълнение на много задачи?

Предпочитате да работите с една задача в даден момент.

Не сте сигурни как да работите по три различни задачи едновременно, затова се опитвате да разработите програма. Въпреки това ви е трудно да се концентрирате върху разнообразни задачи.

Планирате седмичното си работно натоварване, като включвате и трите задачи. По този начин можете ефективно да превключвате между задачите.

Организационни умения

Възложени са ви няколко неважни и неспешни задачи. Напоследък се чувствате уморени, демотивирани и мързеливи, лесно губите концентрация и започвате да отлагате задачите си. Какво бихте направили, за да избегнете отлагането?

Смятате, че е нормално понякога да не сте толкова продуктивни, затова не се опитвате да избягвате отлагането. Просто се отпускате и се наслаждавате на момента на по-малко натоварване.

Не сте сигурни как да го избегнете. Принуждавате се да започнете работа, но когато завършите една задача, започвате да се отпускате и отново отлагате.

Отстранявате всички разсейващи фактори от работното си място и съставяте списък със задачи, важни етапи и награди при всяка изпълнена стъпка.

Възложени са ви няколко не толкова важни и спешни задачи. Имате рожден ден и продължавате да получавате съобщения във всичките си профили в социалните мрежи. Чувствате се демотивирани да продължите да работите. Как да останете фокусирани върху работата си?

Не смятате, че трябва да работите точно днес, все пак е рожденият ви ден. Решавате да приключите със задачите си утре, така че просто се отпускате и се наслаждавате на активността си в социалните мрежи.

Объркани сте как да продължите работата си. Опитвате се да се съсредоточите и затова поставяте телефона си на безшумен режим, но всеки път, когато той вибрира, оставяте работата си, за да го проверите.

Изключвате известията на телефона си и блокирате разсейващите уебсайтове на компютъра си - ще проверите активността си в социалните мрежи в края на деня. Съсредоточавате се върху програмата си и продължавате да работите.

Възложен ви е много дълъг проект и трябва да ръководите екип от 6 души, за да го завършите навреме. Проектът е много важен и трябва да организирате екипа и да разпределите внимателно работното натоварване, за да изпълните задачата в срок. Как бихте направили това?

Вярвате, че на всички членове на екипа трябва да се даде свобода да се организират сами. Определяте дата преди крайния срок, на която да се срещнете с екипа и да обсъдите напредъка на проекта.

Съставяте дневен ред, разпределяте работата и определяте дата преди крайния срок, за да се срещнете с екипа си и да обсъдите напредъка на проекта.

Създавате програма с основни етапи и ги разпределяте между всички членове на екипа. Вярвате, че комуникацията е от основно значение, и затова провеждате редовни срещи, за да сте информирани за напредъка на всички.

Спазване на крайни срокове